知っておきたいMiroを社内に定着させる秘訣7選

公開日 2022年9月22日 最終更新日 2022年9月22日

導入:

ツールは導入がゴールではなく、そこからがスタートです。Miroを導入してから利用が定着するまでを円滑に進めるための秘訣を7つご紹介します。

1. 導入意図を伝えよう

Miroを社内で利用定着させるために、まず大切なことは導入目的を共有することです。どのようなツールでも同様ですが、目的や期待する効果があってツールを導入するはずです。利用者にMiroの導入目的を伝えることで、「自分やチームの業務でどのような活用ができるのか?」をイメージしやすくなります。想定している使い方も共有すると良いでしょう。

ここでは、Miroが大活躍するユースケースを7つ紹介します。

  • ハイブリッドワーク
    • いつでもどこでもリアルタイムの共同作業を可能にする Miro を活用して、ハイブリッドワークと DX 推進を実現しましょう。
  • ブレインストーミング
    • 場所を問わず誰でも参加できるブレインストーミングを開催しましょう。
  • 戦略と計画
    • 激しい競争の中で事業を推進させるために Miro のビジネスフレームワークやビジネスモデルキャンバスを活用しましょう。
  • プロジェクト管理
    • 複雑なプロジェクトも関係者のアクセス権もしっかり管理。複数部門からなるチームでもプロセスを一致させ、認識を合わせることができます。
  • 会議とワークショップ
    • WEB会議や、オンラインワークショップ、さらにはリモート研修、オンラインセミナーなどのジャンルに問わず、様々なオンラインイベントに Miro は役立ちます。
  • ダイアグラム
    • フローチャートやプロダクトロードマップ、ワイヤーフレームなど、多数の図表を簡単に作成することができます。
  • アジャイルワークフロー
    • スプリント計画やスタンドアップ会議に活用できるツールやテンプレートなどアジャイルチームに不可欠な機能が多数取り揃えられています。また、また Jira や Asanaなどのタスク管理ツールもボード内で使用できるため、アジャイルプロセスをさらにパワーアップすることが可能です。

2. 利用環境を整えよう

チームメンバーが、安全に、そして快適にMiroを利用できるよう、会社のポリシーやセキュリティ基準に則ってMiroの環境を整備しましょう。環境設定を適切に行うことで、社内の利用者同士や社外パートナーとのコラボレーションをスムーズに進めることができます。こちらのガイドを参考に、みなさんにぴったりな環境を作ってみましょう!

3. 運用ルールを整理しよう

会社のセキュリティポリシーや運用ルールを守ってこそ、社内外のメンバーと自由にコラボレーションできるMiroのメリットを最大限に享受できます。管理者が会社のセキュリティポリシーやガイドラインに則った運用ルールを定義し、利用者に遵守してもらうよう展開することをおすすめします。Miro運用ルールをまとめたMiroボードを作っておくとよいでしょう。こちらのガイドを参考に、会社のポリシーと利用者の利便性のバランスを考えて運用ルールを作成しましょう。

(主な検討ポイント)

  • メンバー/ゲストの招待ルール
  • ボードの共有(社内外)ルール
  • ボードネーミングルールと機密分類ラベルの設定
  • 連携アプリの利用ルール

4. 使い方を学ぼう

社内でMiroを浸透させるために、まずは使い方を知ってもらうことが大切です。広く社内に周知をして、勉強会を実施しましょう。勉強会の内容には、以下を盛り込むのがおすすめです。

  • Miroの簡単な製品説明や導入理由
  • 想定する利用シーンと期待する効果
  • アイスブレイク
    Miroverseのテンプレートを使ってみてはいかがでしょうか
  • Miroの基本機能・操作
    Miro基本トレーニング:はじめてのMiro」を参考にしてみてはいかがでしょうか
  • 他社事例など利用イメージが湧くコンテンツの紹介

参加者には実際にMiroボードにアクセスしてもらい、ハンズオン形式で実施しましょう。Miroを使ったコラボレーションの一体感を感じてもらえるようなアイスブレイクやアクティビティを盛り込むと、参加者のモチベーションアップに効果的です。

※Enterpriseプランをご導入のお客様は、担当CSM/販売代理店による実施が可能です。

※Businessプランをご導入のお客様は、担当の販売代理店にご相談ください。

※定期的にセミナーも開催していますので、ぜひご参加ください。

5. 気軽に使えるボードを用意しよう

実際にMiroボードを開いて、触って、楽しめる機会を提供すると、利用者の理解が深まります。気軽に試してもらえるボードを推進者があらかじめ用意しておき、利用者に案内することをおすすめします。

(例)

  • 落書きボード(誰もが自由に書き込める練習用ボード)
  • 趣味・雑談ボード(スポーツ、アウトドア、読書、料理など、特定の趣味に関する共有)
  • お知らせボード(社内のイベントや連絡事項を共有する掲示板として)
  • 思い出フォトアルバム(普段の業務風景や社内イベントでの思い出写真を共有)

6. 利用にあたっての不安を取り除こう

初めてツールを使うときは、誰でも少し不安を感じますよね。Miroをご利用されるにあたって寄せられる代表的な不安の声とその対応をご紹介したいと思います。

1つ目の不安は、ボードの共有範囲です。ボードの内容が、本来見られるべきでない人にまで、見られる状態になっていないか、という不安です。有料プランであれば、ボードの格納場所を分けることで共有範囲を管理することができます。

特に、Enterpriseプランであれば、管理者が利用目的に応じて共有範囲を制限できるため、許可された範囲内で安心してご利用いただけます。一方で、無料プランでは、すべてのボードがチーム全体に共有されます。詳しくは「アクセス権とボード所有権」をご参照ください。

2つ目は、ボード上のコンテンツをあやまって削除してしまったら、という不安です。あやまって削除してしまっても、PowerPointやExcelのように、Ctrl+Z (Macの場合は⌘+Z) で元に戻すことができます。

また、ボードのアクティビティやバージョンが自動的に保存されているため、そこからも元に戻すことができます。詳しくは「ボードの履歴:アクティビティ」と「ボードの履歴:バージョン」をご参照ください。

3つ目は、ボードをあやまって削除してしまったら、という不安です。有料プランをお使いの場合、削除して30日以内であれば、ゴミ箱からボードを元に戻すことができます。

無料プランでもボードのURLから元に戻すことができますので、ブラウザの履歴やアドレスバーからボードのURLを探してみてください。詳しくは「削除されたボードを復元する方法」をご参照ください。

7. 助け合える仲間を見つけよう

利用者同士が気軽につながれる場(コミュニティ)作りも社内定着に欠かせないポイントです。利用者全員がアクセス可能な社内SNSやポータルサイトなどがあれば、そこに専用チャンネルを設けて、Miroに関する情報交換やQ&Aが気軽にできるようしておくとよいでしょう。

そもそもMiroとは何ができるのか知らない方も多いと思うので、「オンラインコラボレーションや社員同士のエンゲージメントを高めるのに役立つツール」のようなキャッチーなフレーズを添えてあげると、よりイメージしやすくなるでしょう。

単なる「場」だけを提供しても、なかなか活発なコミュニケーションは起きにくいので、まずは管理者や推進者から積極的に情報発信してみましょう。困ったときには、以下の活用リソースもぜひご参考にしてください。

社内のメールマガジンでMiroのTipsやテンプレートを紹介したり、社内事例を集めたボードを作るなど、さまざまな方法でMiroの浸透をはかる工夫をされているお客様もいらっしゃいます。まずは出来るところから始めてみましょう。

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